运维监理服务最佳实践之信息化资产管理

 摘要：在电子政务项目中，信息化资产不仅是甲方业务的重要支撑，更是维护国家经济安全、保障公共利益、推动国家经济发展的关键国有资产。近十年来，随着云计算、大数据、物联网和移动政务等技术广泛应用，使得信息化资产的规模不断扩大、种类日益繁多，且价值昂贵。同时，新技术和新设备的不断涌现也加速了信息化资产的更新换代。然而，由于缺乏长效管理机制，信息化资产管理面临着“账账不符”“账实不符”，甚至国有资产流失等各类风险。因此，甲方亟需外部专业咨询管理服务的支持。国研咨询作为国内首创运维监理服务的咨询单位，在2018年，着手信息化资产管理的专题研究，形成了全面、系统的信息化资产管理整体解决方案，并在多个项目中成功实践，取得了显著成效。

以我公司所负责的北京市某行政单位信息化项目为例，该用户单位长期以来积累了大量的信息化资产，这些资产最早可追溯至20世纪90年代，总额已超越7.4亿元，种类繁多，规模空前，资产分布在全市100多个办公区内，资产使用者近万人，这些无疑对资产管理提出了极高的要求与挑战。但是，由于缺少行之有效的管理机制，且管理过程的不规范，出现了一系列的管理问题。

一、主要问题

首先，是资产台账中缺少统一的资产登记标准，资产信息不准。一是在资产条目上，存在将设备、系统甚至项目、合同等作为一项资产登记入账的情况，资产条目颗粒度不规范、不统一，直接影响后续的资产盘点、清查、处置等工作，徒增了资产管理成本及风险。二是在资产属性的登记方面，资产台账中存在已登记的设备品牌、型号、数量、价值等信息错误的情况，主要因为资产登记时忽略了工程变更和决算摊销等因素所导致的，为后续资产清查、审计等关键环节埋下了“盘亏”的隐患，甚至有可能触及“国有资产流失”等红线问题。

其次，是资产流转节点缺乏管控，导致“资产遗失”。在资产盘点、处置等环节中，时常出现资产实物无法找到的情况。其根源主要有两点，一是设备送修与外借管理松散，缺乏出/入库记录、签收记录等关键信息的记录与保存，且在资产流转期间未得到有效追踪，增加了资产在流转过程中遗失的风险；二是资产下线管理不完整，下线资产未能及时入库管理，导致停用资产长期处于无人监管的失控状态，随着系统升级改造、设备更新等，进一步加剧了资产遗失的风险。

最后，是精细化管理不足，资产管理效率较低。一方面，资产本身缺乏有效的编码、标识，且登记信息不具体、不细致，不仅阻碍了资产的快速准确地查找、检索和统计，而且还拖延了资产盘点和清查的时间，降低了整体管理效率，增加了管理成本及出错的概率。另一方面，是资产管理信息化程度不高，资产信息的录入、维护、审核、查询等工作过度依赖人工操作，这不仅增加了管理成本，还增加了出错的风险，进而影响资产管理的准确性和有效性。

二、解决方案

针对信息化资产管理过程中存在的各类问题，我们制定了全面、系统的解决方案，重点聚焦在规范资产管理过程和纠正历史账务信息两个方面。
在规范资产管理过程方面。我们严格遵循《政府会计准则》，及国家、北京有关国有资产管理规定，结合资产管理的实际问题，围绕着信息化资产的确认登记、资产维护、停用下线、资产处置等全生命周期，制定了详细的管理规范，明确了各个关键节点的管理要求。

一是在资产确认登记方面，立足资产管理的精细化要求，从资产的盘点、清查、处置等核心需求出发，综合考虑资产的折旧率、使用年限、耦合性等因素，明确了资产信息在登记入账时，拆分或合并的基本原则；确立了以决算报告为首要依据，辅以竣工资产清单和采购合同（可信度依次递减）登记的基本原则，结合资产信息登记的规范性审核、完整性审核、一致性审核，确保资产登记的严谨性和准确性，确保信息真实无误，为后续资产管理工作提供坚实基础。

二是在资产维护管理方面，细化了资产标识、设备送修、调配使用、资产信息变更等各节点的管理流程，设计了标准化的表单、报告模板，并在资产管理的过程中通过出/入库审批、变更审核、持续跟踪等管理机制，强化各项要求的执行力度与全过程监督，实现了管理过程留痕、信息可追溯，确保信息化资产全生命周期管理的规范化、标准化，极大地降低了资产遗失风险。

三是在资产下线方面，明确了下线入库审批流程、存放标准等要求，特别是强调了软件、数据等无形资产下线前的全面备份与归档工作，以及恢复资料编制要求等，结合资产信息核验、入库审批、定期盘点等措施，确保下线资产处于监管状态，降低资产遗失风险，为后续的资产盘点、清查及处置工作奠定基础，提升了资产管理的效率与准确性。

四是在资产处置（报废）方面，明确了具体的工作要求，包括处置（报废）条件评估、处置资料收集、资产查验、处置协调、处置信息留档备案等。并结合资产处置（报废）条件审核、资料完备性审核、资产点验核查、处置信息留档备案等具体工作，进一步保障了资产处置（报废）过程的合规性，确保资产处置（报废）信息完整与可追溯。

五是在资产精细化管理方面，在“资产名称”“品牌型号”“存放地点”等34个信息项的基础上，进一步丰富了资产信息维度，新增了“所属项目”“所属系统”“保修截止时间”“维护公司”等关键信息项，并将“存放地点”按照异地办公区-楼层-房间-机柜逐级细化，同时围绕“取得日期”“维护单位”“系统分类”等核心要素，自定义资产编码规则并明确标识，极大提升了资产盘点与统计工作的效率与准确性，为资产的快速定位与高效管理提供了有力支持。此外，结合资产管理的实际场景，协助用户单位梳理资产管理系统的功能需求，覆盖多维统计分析、资产可靠性预警、文档资料管理、资产流转审批等多项内容，大幅提升了资产管理工作的效率，还显著增强了资产信息的准确性与有效性。

在历史账物信息的纠正方面，我们采取严谨的工作方法，首先，依据项目的决算报告、竣工资产清单以及采购合同等资料（按可信度递减顺序），细致地梳理并纠正了账目中的偏差。其次，结合详尽的实物盘点结果，消除了“粗粒度”和“账实不符”等错误，确保账目与实物的一致性。最后，对于实物“盘亏”或“盘盈”的情况，基于历史资料深入调查，并形成了详尽的书面报告。这一举措不仅确保了资产信息的准确性和完整性，也为后续的资产管理提供了有力的数据支持。

三、服务成效

通过全面推行信息化资产管理方案，构建了覆盖资产确认登记、资产维护、停用下线、资产处置等全生命周期的长效管理机制，取得了显著的实际成效。在本项目案例中：

一是对于资产台账中缺少统一的资产登记标准，资产台账信息不准的问题，通过建立资产登记标准，并强化审核流程，基本解决了过往资产登记工作中的不严谨、不规范问题，确保各项资产信息都能真实、准确地反映在资产账目中，实现了用户单位近5年信息化项目中累计采购的1.46亿资产的精准登记，并有效支撑资产盘点、审计等工作。此外，通过资产梳理，识别并确认了1500余项存在“粗粒度”和“账账不符”等不规范、错误的资产信息，涉及金额约5240.4万元，占比约14.3%，为后续资产信息校正及处置工作提供了有力支撑。

二是对于资产流转节点缺乏管控，导致“资产遗失”的问题，通过加强对资产流转关键节点的严格审核与实时监控，辅以详实记录和持续跟踪，消除了资产管理过程中的疏漏与盲点，确保每一步流转都清晰可溯，从而大幅降低资产在流转过程中被盗用、遗失的风险。同时，通过基于固定资产停用即入库和无形资产停用即备份的机制，确保资产的安全存放和有效监管，从根本上杜绝了“资产遗失”的问题，有效支撑了资产审计时无形资产的查验工作。

三是对于资产管理精细化不足，资产管理效率较低的问题。通过完善、细化和校准资产统计信息，辅以资产管理工具的有效支撑，实现了资产精细化管理，有效支撑管理决策。在保障资产台账信息准确的基础上，为资产采购、盘点、审计等工作提供了坚实的数据支撑，有效推动约1.52亿元资产的处置工作，支撑了办公区前置资产搬迁的总体部署和利旧使用的统筹管理，极大的提升了资产管理工作效率与工作成效。
在信息化资产管理方案的实施中，我们不仅建立了长效的全生命周期管理机制，并与信息化项目建设、系统转运维、系统运行维护等多项工作深度融合。为进一步提升资产管理效率与精准度，我们提出充分应用RFID技术的合理化建议，为资产标识、出入库监控、资产盘点等工作提供信息化支撑，持续提升资产管理水平。